【管理職だって定時に帰りたい】業務効率向上に必須の行動習慣4選 

残業

【管理職だって定時に帰りたい】業務効率向上に必須の行動習慣4選

定時に帰る管理職は仕事ができる?できない?

定時帰りの管理職は仕事ができるか?できないか?あなたは、どう思いますか?

ちなみに職場で、最も嫌がられる定時帰りの管理職は、プライベートを理由に、仕事を中途半端にしてしまう人間です。

逆に優秀で仕事ができる管理職は、子育てや介護等のプライベートがどんなに大変であろうと、仕事できっちり成果をだします。

きっちり責任を果たして、職場からプライベートを応援してもらえる人と、責任を果たさず応援してもらえない人、この違いは何なのでしょうか?

端的にいうと、仕事ができる管理職は、業務効率が非常に高く、時間管理が上手です。

若手の社員や研究職だと、朝はエンジンがかからずダラダラ仕事をして、定時後からが本番みたいな人がいますが、優秀な人は違います。

朝から100%で仕事をバリバリこなし、残業せずに定時で退社します。

今回は、管理職が仕事も家庭も成立させることがなぜ難しいのか、その中でも成果を出す人たちが身に付けている行動習慣を4つご紹介したいと思います。

業務効率を高めるスキル4選
  • 朝一からベストなコンディションで仕事をする
  • 朝の時間(午前中)に頭を使う仕事をする
  • スケジュール(to doリスト)は前日の夜に作成しておく
  • WIN-WINの関係を。部下に振れる仕事は振る。

 

しば

私自身も3人の子育てをする中で、身に付けざるを得なかった習慣です。一番最初の子を育てるときは、時間が足りなくて、仕事も家庭も半端で、周りに迷惑をかけまくりながら身に付けた感じです・・・。

業務効率を高める行動習慣4選

時間的制約がある中で、仕事で成果を出すことは、容易な事ではありません。定時で帰るには、最短距離を最速で突っ走る必要があります。

どのようにして、ボーっとしている時間や手が止まっている時間を減らすか工夫する必要があるのです。

以下の行動習慣を身に付ければ、効率よく仕事を回すことができます。

行動習慣1.朝一からベストなコンディションで仕事をする

朝が弱くて、エンジンがかからない・・・。昼過ぎからようやく、自分の100%の力が発揮できる・・・。

これはダメです、最悪です(というか、以前の私と同じです)。

仕事の成果=スキル×コンディションです。スキルに注目しがちですが、コンディションも重要です。

例えば、6時間睡眠を2週間続けると、徹夜明けと同じレベルの集中力になってしまうことが、ペンシルバニア大学の調査で分かっています。仕事の成果を高めたければ、もっとコンディションにも注意を払うべきなのです。

参考記事6時間睡眠は2日徹夜と同じ?|長時間労働を防ぐ労務管理とは(HR NOTE)より

朝一から、脳を動かせる状態にするには、しっかり睡眠をとって、出勤前に体を動かすこと。(徒歩通勤を取り入れるだけでもいいと思います。)

体が目覚めれば、脳も目覚めます。

体を動かすこと以外に、大切なのは自分の中で、仕事にとりかかるスイッチをつくることも大事です。

スイッチを作ることで、雑念(朝、無駄に子どもを叱ってしまって悲しい気持ちだとか、来週の車検の予約が気になったりだとか)が取り払われ、仕事に集中することができます。

MEMO
仕事の成果=スキル×コンディション。コンディションは、良い睡眠、食事、運動で作られる

行動習慣2.朝の時間(午前中)に頭を使う仕事をする

朝一は、脳がフレッシュな時間で一番業務効率の高まる時間帯です。

精神科医の樺沢紫苑先生によると、朝はゴールデンタイムと呼ばれており、夕方の2倍以上の業務処理能力があるといわれています。

私自身も、基本的には集中力の高い時間帯に、より思考力が求められる、文章を書く仕事をすることによって、効率よく業務を回しています。


管理職なので、部下の相談に振り回されることもありますが・・・。

自分の時間をどうデザインするのか、この意識が大切です

行動習慣3.スケジュール(to doリスト)は前日の夜に作成しておく

ここでいうスケジュールとは、手帳に書いている予定の羅列のことではありません。

もっと細かい、やる事リストです。1日単位で、何をするのかをまとめたto doリストの事です。

自分専用のto doリストを前日作成する事で、日中に「えぇっと、急に手が空いたから何しようかなぁ・・・」と、やることを探すという無駄な時間を減らすことができます。

集中力を切らすことなく、作業することに一点集中できます。to doを事前に作って、がむしゃらに作業しましょう。

優先順位

行動習慣4.部下に振れる仕事は振る

部下の成長のためにも、振れる仕事はどんどん振っていきましょう。特にあなたが苦手な作業は、積極的に他人の力を借りるようにしましょう。

管理職に求められるのは、チーム全体で成果を上げることです。あなたが、チーム内で1番の成果を上げる必要はありません。

仕事を振る際には、WIN-WINの関係になるように気を付けます。

簡単にいうと、その部下の成長を促すような仕事の振り方をするということです。部下には、なぜその仕事を振るのかシッカリ説明しないとダメです。(次の職位につくために、知っておく必要がある業務だから、あなたの成長につながるタスクだからetc)

この説明が不十分だと、部下は『上司が楽をしたいがために、自分に仕事を丸投げした』と被害者意識を感じるようになります。これだと、誰も得をしません。

当たり前ですが、投げた仕事は管理職としてきっちり、進捗管理シートでスケジュールを把握します。ケア不十分だと、結局、自分でやる以上の時間がかかる可能性も・・・。

参考記事

プロジェクト 進捗管理 【無料テンプレつき】どう活用する?業務分担表兼進捗管理表

しば

やっぱり、独身時代の自分と比較すると、今は圧倒的に時間的あたりの生産力が違います。そもそもダラダラしません。

私の場合は、急いで帰るという必要性に迫られてようやく、スキルが身に付きました。もっと若手の内から実践できていればなぁと今少し思います。

時間的な制約は、自分で疑似的に作り出すことも可能だと思います。一度試してみてはいかがでしょうか?

子育て世代の管理職のぼやき|時間はないけど、仕事の質は下げれない

結婚して子供が生まれると、家庭生活の中に子育てが入ってきます。

子育てと家事は、いくらでも時間を飲み込んでしまうブラックホールのようなもので、いくらやっても、これで終わりというゴールがありません。

とにかく、保育所の送迎・仕事・家事の繰り返しで、そのどれもがハイボリュームで無理やり24時間という箱の中に押し込めているので、濃厚すぎる時間を味わうことができます。

小学生未満のお子さんをお持ちの家庭では、趣味の時間とか、のんびりテレビを見て過ごすとか、そういった自分の時間はほぼ死滅してしまいます。(小学校に入学すると、ちょっとだけ時間ができるようになる)

このように時間的に余裕がなくなることに加えて、子育て世帯の場合は、保育所の送迎に合わせて、仕事と向き合わなければなりません。

しば

やることはめっちゃ多い。

頭とお尻の時間が決まった中で、今までと同じ質・クオリティの仕事をしないといけないという事です。(持ち帰りの仕事も出来なくなります。帰っても育児があるので・・・)

子育て世帯だからと言って、業務負担が見直されることは、ほぼありませんし、何なら中堅どころとして、新しいプロジェクトを任されるなんてことも、多々あります。(ワークライフバランス?なにそれ?状態です。)

急なトラブルで夜間に会社に呼び出されようものなら、妻にそのしわ寄せがモロにいってしまい、仕事頑張ってるのに何だかめっちゃ肩身が狭いという・・・(これって誰得??)。

時間的制約という、最強に負荷がかかった状況で仕事をするわけで、何か工夫をしないと、自分がつぶされてしまいます。

責任感のない人は、ここで子育てを盾にいいかげんな仕事をするようになり、職場の信頼を失ないます。(いっそ、自分も無責任な人になりたい・・・。でも無理

捉え方によっては、時間的な制約の中で仕事を乗り越えていく習慣が身に付けば、短い時間で質の高い仕事ができるようになる素晴らしい機会とすることもできます。一緒に頑張りませんか??

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