【例文つき】人事評価シートにおける自己評価の書き方(事務職編)

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給与面や昇進面にダイレクトに影響するため、組織に属する人間にとって、人事評価で良い評定を貰うことは、最も関心の高い事柄の1つです。 

一方で、評価される立場の人間にとって、人事評価とはイマイチ信用できない制度でもあります。

  • その評価結果は、本当に自身の成果を反映しているのか?
  • 上司の個人的な好き嫌いが影響しているのではないか?
  • 上司は自分の仕事を正確に把握していないから、まともな評価なんてできないんじゃないか?
  • そもそも、評価制度なんて被評価者が成果を達成しやすい仕事ばかりを選ぶようになり、最小限の努力しかしなくなるんじゃないの?

しば

乱暴な言い方をすると、人事評価制度は、評価者が無能であれば、全く機能しません。

そして、評価される側は、何となくそのことに気が付いているため、本気になれない・・・。そんな矛盾に満ちた制度でもあります。

人事評価制度は、穴だらけの制度ですが、評価される側が、ちょっとした工夫をすれば、その穴をある程度ふさぎ、自身の成果や行動に対して正当な評価を受けることができます。

この記事でわかること
  • 人事評価のしくみ
  • 上司に伝わる自己評価の書き方
  • 自己評価の記入例

人事評価で正当な評価を得るためのコツは、上司があなたの仕事を全然理解していなくても(、伝わるように自己評価を書くということです。

この記事で、その書き方と例文を示していきたいと思います。

1.人事評価の目的とは

『人事評価は何のために(何を目的に)実施されるのか』を知っておくことは、良い評価を貰うためには必要不可欠です。

知っていれば、その目的に先回りして、目標と自己評価を記入すればいいからです。

結論から述べると、人事評価の目的は次の2点に集約されます。

逆に言うと、この2つから逸脱する目標設定や自己評価は、評価されにくくなってしまいます。

人事評価の目的
  1. 組織目標の達成のため
  2. 組織目標を達成する人材を育成するため

目標色々

しば

残念ながら、管理職の中には、この2つの重要な点を意識していない人もいます・・・。

ちなみに私もそうでした・・・。目標を設定するために部下の目標を無理やりつくる作業をしてました・・・

なぜ、この2つが人事評価の目的となるのか、紹介は以下の記事で解説しています。

参考記事【設定例あり】人事評価で高評価をつけてもらうために必要な目標設定とは | しばblog (sibainu1116.com)

2.正しく評価されるために、上司に伝わる自己評価を書く

上司に自身の成果や行動を正しく評価してもらうためには、組織目標と人材育成を可能な限りバックボーンにしながら、以下の3点に注意しながら自己評価を書く必要があります。

上司に伝わる自己評価とは
  1. 具体的に書く(5W1Hを盛り込む)
  2. 定量的な成果と定性的な成果を書く
  3. 必要なら、期首に設定した目標以外のことも書く

それぞれ詳細に見ていきましょう。

(1)具体的に書く(5W1Hを盛り込む)

自己評価に、事実や数値化された成果しか書かない部下が時々います。

そのような自己評価に出会うと、『やる気がなくて、なにも考えていないんだろうなぁ・・・』とガッカリします。

自己評価の内容で、さらに心情的な評価を下げてしまうという、負のスパイラルに入らないためにも、5W1Hを意識しながら、具体的に書きましょう。

当たり前ですが、上司は、あなたが関わった事業の成果や現状(事実)については、事前に把握しています。

その成果や現状に至った、経過(工夫した点や努力した点)を評価シートで確認したいのです。

OKとNG

(2)定量的な成果だけでなく定性的な成果も書く

定量的な成果については、自己評価でしっかり書けている人が多いです。

しかし、成果を定量化できないものについては、成果として書いていなかったり、取り組んだ事実だけを書く人が多いです。

人事評価とは、目標に到達するまでのプロセスを共有するためのツールです。評価者は、量的な評価だけでなく、質的な評価もしたいと考えています。

畑からよい作物を収穫を得るためには、まずは良い土を作らなければなりません。人事評価では、収穫物だけでなく、土づくりも評価する仕組みになっています。

しば

事業の下準備をしたことなども、しっかり自己評価では書きましょう。そうすることで、上司からより良いフィードバックが得られます。

OK NG

(3)必要なら、期首に設定した目標以外のことも書く

自己評価を堅苦しく考えすぎている人が時々います。

期首の目標に対して、取り組んだ内容だけでなく、その他の取り組みをどんどん書きましょう。

ここでいう、その他の取り組みとは、ルーチンワークの事を指しているのではありません、トラブルや事故などの突発的な事項への適切な対処などのことです。

トラブルへの対応は、誰もがやりたがらないが組織にとっては必要な業務であり、当然評価されるべきだからです。

ルーチンワークを期首目標に設定し、期末に自己評価で、『滞りなく実施できた』と書く人がいます。

新人や2~3年目の若手、もしくは中途採用1年目や異動してきて1年目の人間であれば、OKです。

それ以外の人が、ルーチンワーク(手順が決まっていて、誰がやっても、ある程度同じような成果が出るような仕事)をじんじ、やる気のなさと解釈されてしまう危険性があります。

少なくとも、私は部下がルーチンワークをそつなくこなすことを目標に設定しようとしていたら、やめさせます。

フィードバックすることは何もないし、そのため本人の成長を促す機会にもならないからです。

3.例文 人事評価シート自己評価編

例1.期首目標 商品Aの売り上げ減少の原因究明と改善策の検討

商品Aについて売り上げが前年比〇%減少してきていることから、●月にアンケート調査(n=3,000)を実施し、そのアンケート結果を、性別・年代・世帯員数で、マトリックス分析を実施した。

分析から得られた結論の1つとして、類似商品の台頭と、顧客の核家族化、価格と商品のパッケージの単位が顧客のニーズにマッチしていないことが判明したため、次年度以降の改善につなげていきたい。

例2.期首目標 情報発信力の向上

同業他社と比較し、ホームページのページビュー数やSNS(twitter・LINE)のフォロワ数が、少ないことから、コンテンツや発信内容の充実化を図った。

ホームページについては、これまでサービスや製品・会社概要などのページに加え、新たに集客ができるようなコンテンツを含んだページを制作した。

現在、追加ページは●●ページで、アクセス数も前年比で微増(7%増)となっている。引き続き、集客ページの充実を図っていきたい。

SNSについては、これまで不定期に発信していたが、発信の頻度を1日2回に変更することとした。定期発信することで、現時点でフォロワーは増えてはいないものの、総インプレッション数は2倍程度になった。

引き続き、定期発信を継続するとともに、今後は発信の質の担保をどのようにしていくか検討していきたい。

例3.期首目標 日常業務の習熟(新入社員向けの自己評価)

※新入社員や新たな部署に異動してきた人向けの自己評価になります。

担当する●●業務について、年間のスケジュールを経験することで、手続きの流れをしっかり理解することができた。

今後は、繁忙期には事前に準備して資料などを用意しておくことで、より効率的に業務を進めていきたい。

また、既存マニュアルの改善などについても取り組んでいきたい。

しば

通常は、目を見張るような成果は出ません。

地道にコツコツ頑張った、その行動をしっかり書く。

それで充分です。

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