【昇進・昇格試験 プレゼン対策】スライドの作り方・構成のルールを解説

プレゼンには、ビジネスに必要な要素がたくさん詰まっています。

例えば良いプレゼンには、要点が押されらえれており意見(主張)が明確であること、そして口頭による説明は、その意見(主張)を支えるだけの論拠が、しっかりと述べられていることが求められます。

どのような業務であっても、相手に伝える力・コミュニケーション能力は必要不可欠であり、実際にプレゼンテーション形式で昇進・昇格試験を実施する組織が増えています。

昇進・昇格試験で求められるプレゼンテーションとは
  1. 要点が押されらえれており意見(主張)が明確である資料
  2. 端的に論拠伝える口頭説明
  3. 経歴・自己紹介はサラッとでいい

プレゼンであっても、本質的な部分では、志望動機(自己PR)や小論文・面接対策と同じです。

伝えるためのフォーマットが変化するだけなので、伝えたいことが明確になっている人であれば、恐れるに足りません。

もし、プレゼン試験がテーマに基づいて意見を述べるタイプのものであれば、伝えたい核(解決方法のアイディア)を固めることから始めましょう。(頻出テーマと回答スライドサンプルが気になる方は以下の記事を参考にしてください。)

参考記事【回答サンプル スライド付き】昇進・昇格試験 頻出プレゼンテーマ10選 

伝えたい核が決まったなら、その情報をどうやってプレゼンのスライドに載せていくかを考えましょう。

スライドに自分が伝えたいことを、どうすれば分かりやすく伝えられるか??

レイアウトや全体の構成を考えずに文字や写真を載せても、採点者側には、決して伝わりません。

上手く伝えるには、しっかりしたメソッド(スライドの作り方・構成のルール)を身に付けることが必要です。今回記事でその詳細を解説します。

プレゼン型 昇進・昇格試験で守るべきスライドの作り方・構成のルール

チェック

1.フォーマットは絶対に統一する

フォーマットとは、プレゼンのデザインです。

人は、スライドをまず直感的に全体を眺めて、その後、理性的に細部を理解しようとします。

つまり、プレゼン資料はファーストインプレッションが大切です。

採点者がざっと全体を見たとき、なんだか『文字が多すぎる』とか『レイアウトが揃っていなくて気持ちが悪い』と少しでも感じさせてしまったら、その資料では相手を説得することは、難しくなります。

レイアウトがきれいなスライドとレイアウトが汚いスライドでは、同じことを主張してても、説得力が異なるからです。

理想は、基本的なプレゼンのパーツ・レイアウトをつくっておいて、各スライドでそれを使いまわすことができれば、自ずとすっきりした統一感のある資料に仕上がります。

パワポのパーツのひな形(無料)について、適当なサイトがなかったので自作してみました。

以下サンプルです。

ボックス2

リンク記事からDLしてご利用ください。

参考記事【無料&登録不要】ビジネス向けパワーポイントテンプレート(デザインパーツ)

しば

簡単にいえば、見やすいデザイン(統一されたフォーマット)で作られたプレゼン資料を用いるだけで、聞き手の評価はあがります。

説得力があると錯覚するからです。

最悪なプレゼン資料とは、多色で多フォント、文字数の多いガチャガチャした資料です。

2.守るべきプレゼン資料作成のルール(フォーマット)を徹底する

スライドの作り方・守るべきルール
  1. スライド背景は白一択。パワポにデフォルトで入っている背景は使わない(ガチャガチャするだけです)。
  2. 1スライド1メッセージ
  3. 今、何を説明しているか、聞き手が理解しやすいようにスライドの上部に必ずタイトルを書く
  4. 1スライドの文字数は最大150文字まで⇒これは難しいので、できるだけ守ればいいです。
  5. フォントは、24ポイント以上。最低18ポイント以上
  6. フォントは最大2種類まで。迷うなら『メイリオ』だけで事足りる
  7. カラーは基本2色。メインカラーとアクセントカラーを軸に構成する
  8. カラーに原色(特に黄色と赤)は使わない。ガチャガチャする
  9. イラストを使いたい場合は、シンプルにピクトグラムを単色で使う
  10. 画像は無理に使わない(目立ちすぎる)。適切な画像があるなら話は別。ピクトが無難。

3.守るべき構成のルール(プレゼンの組み立て方)を徹底する

組織によって、事前にテーマが設定されていたり、志望動機的なことをプレゼンで求めたり、様々なケースがあると思います。

今回は、最もオーソドックスな事前にテーマが設定されていて、自己紹介と合わせて、そのテーマ(課題)に対して意見(対策)を述べるパターンの構成をお示しします。

昇進・昇格試験プレゼンの組み立て方(ルール)
  1. 自己紹介⇒在職年数・参加してきたプロジェクト
  2. 志望動機(自己PR)
  3. テーマに対する課題(自分の視点で3点程度を列挙)
  4. 課題に対する解決方法(対策)⇒場合によっては得られる成果
  5. 昇進後のビジョン
プレゼンの組み立て方(テーマに対して自身の主張を展開する場合)
  1. 昇進・昇格試験のプレゼンでは、取り上げる課題は、3つ程度にする。それ以上は多すぎる。
    ボリュームによっては1つでもOK。
  2. 論理展開は、原因(課題)⇒対策(解決方法)⇒効果(場合による)
  3. 対策に必要な経費やスケジュール、人員を書くと説得力が増す

4.昇進・昇格試験のおけるプレゼンスライド(参考例)

実際に、ルールがどうこう言うよりも、実際に私が自作したスライドを見てもらった方が、理解が進むと思います。こんな感じです。

しばしばさんによる完成版 ✔ワークライフバランスの推進について.pptx

なお、パワポデータが欲しい方は以下の参考記事からご確認ください。無料でダウンロードできます。

アイキャッチ 【回答サンプル スライド付き】昇進・昇格試験 頻出プレゼンテーマ10選 

プレゼン型の昇進・昇格試験は今後スタンダートになっていく

皆さんの職場では、パワポやGoogleスライドを使ってプレゼンする機会は増えていませんか?

恐らく、どのような職種であれ、その頻度は増えているハズです。

理由は2つで、ペーパーレス化(ペーパレスシステムの導入)とオンライン化(ZOOM等のWEB会議)が進んだことによります。

私の体感でも、コロナの影響で会議のオンライン化が進み(出張がほとんどなくなった)、これまで、現地で紙ベースの資料(ワードで作成)で説明していた事業の立案、営業、プロジェクトの推進などが、どんどんパワポでの説明に置き換わっています。

オンラン会議での説明では、従来のワードのように文字をたくさん並べて説明するスタイルは不向きです。

小さな画面で、小さな文字の資料を共有しても参加者には伝わらないからです。(というか文字が読めない)

結果、相対的にパワポなどのプレゼンテーションスキルを使って、説明する力が求められるようになりました。

今後も、この傾向は間違いなく続きます。なぜなら、オンライン化・ペーパーレス化は非常に便利だから。便利なものが、排除・縮小されることは決してありません。

このような状況の中で、昇進・昇格試験でもプレゼン力を確認したいという意向をもった企業・自治体が増えています。プレゼン型の昇進・昇格試験は今後スタンダートになっていくことは間違いありません。

その他、昇進試験対策全般について、押さえておきたい方はこちらの記事からどうぞ。

参考記事 【完全攻略】昇進・昇格試験対策って何をすればいいの?合格までのロードマップを解説

参考記事 【昇進・昇格試験】小論文完全対策まとめ 合格までのロードマップ

2 COMMENTS

アバター rt

昇格試験(論文1600文字以内)の参考にさせていただき、論文試験はクリアしました。ありがとうございます。
二次試験では9/15に業務改革についての10分間プレゼン(資料なし、口頭のみ)、引き続き面接5対1(相手は理事)です。
また、しばさんのアドバイスを参考にさせていただきます。やる気が出ず、困っておりますが・・・

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しば しば

こんばんは〜。
論文試験のパスおめでとうございます。
事前資料なしの試験は、事前に回答パターンをたくさんつくって、それをどれだけ覚えたかが、明暗を分ける試験です。
反復暗記ってしんどいですけど、頑張ってください^_^

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