【口下手な人向け】説明は短い言葉にしよう|相手に伝わらない原因は「順序が悪い」と「しゃべりすぎ」

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【口下手な人向け】説明は短い言葉にしよう|相手に伝わらない原因はしゃべりすぎ

会社や学校でのコミュニケーションで相手の話の着地点が見えず「この人何がいいたいんだろう?」とイライラすることはありませんか?

もし、あなたが、上司や部下に報告や指示をした時に、相手から「〇〇は、××という事でしょうか?」といった説明内容の確認があるなら、その説明は、必要十分ではなかった可能性が高いです。

説明が下手な人とは、自分の言葉が、相手にどのように伝わっているかに注意を払わない人の事です。

人に何かを伝えるときに、文書等の資料による説明と口頭のみでの説明(日常的な進捗報告は口頭でなされることが多いですよね)がありますが、相手に伝わらないケースが発生するのは、圧倒的に後者です。

文書の場合は、順序がバラバラでも、読み手が工夫して情報を収集してくれるから、なんとかなります。

今回は、『相手に伝わる説明』をテーマに書きたいと思います。

口頭による説明が下手な人の特徴(順序が悪い・しゃべりすぎ)

あなたの周りにも、報告や説明が無駄に長い人いませんか。

そういう人の説明を聞いていると主張は何なのか?どこに向かって話をしているかが不明瞭なので、聞いている側もストレスに感じてしまいますよね。

多くの人はしゃべりすぎています。

正確に必要な事だけを伝える思考を身につける必要があります。

「しゃべりすぎ」を防ぐ方法は、ありきたりですが、結論→理由→根拠の順番で完結に話す。

説明は順序が整理されていれば、短ければ短いほどGOODです。

グッドラック ラッキー

例えば、プレゼンの時に1つのスライドで大量に話す人がいますが、伝わりません。

1つのスライドでたくさん説明するよりも、スライドを分割して、複数のスライドで説明する形の方が聞き手の理解は得られやすいです。

理由は簡単で、聞き手が飽きてしまうのを防げて、かつ論理構成の順序が伝わりやすいからです。

言葉は簡潔であればあるほど、聞き手には通じる

話は変わりますが、あなたの中で、日本の歴代首相の中で、その言葉が記憶に残っている人は誰ですか?
私は、小泉首相の言葉が、非常に記憶に残っています。「自民党をぶっ壊す」「構造改革なくして景気回復なし」、言葉そのものに力があって、しかも短いので記憶にも残りやすい。

短いキーワードから、端的に展開されていたので、当時学生だった私にも十分理解が可能でした。

小泉首相の政策が、本当に日本のためになったのかどうなのかは、賛否両論ありますが、短いキーワードで、聴衆を引き付けるということに非常に長けた政治家であったことは間違いないと思います。

人間の脳(潜在意識)は、複雑なことは嫌いです。人間の脳の構造は石器時代からあまり変わっておらす、作業を少なくしようとする性質があります。これは、目の前に次々と現れる状況を、いちいち判断したり、熟慮していれば、敵に襲われてしまうためです。

言い換えると、脳は簡単なことが大好きです、難易度が低いだけで「正しい」と勘違いしがちです。例えば、読みにくい文字で書かれたものは、内容が難しいと評価されます。

実際に、能力の高いと評価されている社員は、会話やプレゼンの時に難しい専門用語は使わず、誰にでもわかる内容で説明をします。

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この傾向は、思い出しやすいものを正しく感じたり、何度もきいていると正しいと感じたりすることに並び、脳の判断にみられる典型的な真実性の錯覚です。
また、脳が同時に処理できる情報量は有限です。許容量を超えると、選ぶこと自体をやめてしまいます。

説明は、知識を自慢するためにわざわざ難しい言葉や表現を駆使する必要はありません。得をすることが、何もないからです。言葉は短く、説明は簡潔にを一緒に心がけて、社会人としてステップアップしませんか。

口頭と文書(資料)による説明の違い

口頭による説明では、前から後ろへと情報が流れるため、内容だけでなく、順序をきっちり意識しておかないと、相手に伝わりません。

口頭での説明は、順序立てて、1ずつ積み上げていくような説明が求められます。論理展開矛盾があったり、説明の順序が逆だったりすると、聞き手が途中から全く話についてこれないという、パターンがあります。

特に順序が大切ですが、口頭でのコミュニケーションに、そこまで意識を払っていない人(払えない人)が多いのが現実です。

常に相手側に寄り添った内容でなければなりません。説明する相手の、知識やスキルに合致したレベルも配慮して、コミュニケーションを図らないと絶対に伝わりません。

誤解されがちなのは、仕事における、コミュニテーションでは流暢に言葉をつなぐことは、大切な事ではないということです。

別に途中でつまづいても、本質的な事・必要な事が順序だって説明され、結論に至ることができていれば、仕事上の会話としては十分合格点です。

ちなみに、あなたの説明が、相手に通じているかを会話中に把握する方法が1つあります。ちゃんと相手を見て、相手がわからないようという顔をしていないか、気を付けておくことです。

文書(資料)による説明では、必要な情報が掲載されていれば、後は相手が自分に必要な情報を拾ってくれます。説明の順序もスピードも相手がコントロールできるため、口頭の比較して非常に伝わりやすいコミュニケーションになります。

書類 履歴書

口頭説明で行くのか、文書説明でいくのかは、説明側が選択できます。相手に伝わらないのは、100%説明者の責任です。

MEMO

不思議なことに口下手な人ほど、口頭説明に頼る傾向があります。口頭での説明が苦手であれば、簡単でいいのでペーパーにまとめて報告をしましょう。絶対そちらの方が、好印象です。

理想は、ペーパーは簡潔に。ペーパーが勝手にしゃべりだすようなものを目指しましょう。

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