解答例文つき 昇進・昇格試験(論文編)|職場の課題解決について(職場における私の役割と課題)

職場の課題

今回は、昇進試験でも最頻出テーマである職場の課題解決について、小論文の書き方と、参考文例をお示ししたいと思います。

課題解決には、一時的な負担が生じるため、抵抗する人が必ず出てきます。

誰も抵抗しないような課題は、恐らく課題ではないです。

課題とは歴代の担当者が、何となく気が付きながら手を付けてこられなかった問題であり、その解決には何らかの負担(慣習の変更、人的資源の投入etc)が必ず発生します。

そこをどうやってクリアしていくか?チームをどうやって巻き込んでいくか?

論文で取り上げる課題とその解決方法は、出来るだけ具体的な形が望まれます。

実際に出題される際には、「管理職の立場で論じなさい」、「係長の立場で論じなさい」等々条件設定がなされるハズなので、それぞれの立場で、どう改善するのか?具体論を書きましょう。

その他、昇進試験について何をどう勉強すればよいか不安な方、志望動機や他テーマの小論文の作成について学びたい方は、こちらからどうぞ。

参考記事【完全攻略】昇進試験って何を勉強すればいいの?合格までのロードマップとは

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小論文作成の準備|キーワードの洗い出し

地に足の着いた具体的な小論文とするため、必要なキーワードの洗い出しから開始します。

以下は、私が考える「職場の課題」に関するキーワードです。みなさんも余力があれば自分の手を動かして考てください。

① 言葉の定義を必ず調べる

今回は調べる必要ありません。職場の課題です。

論文にする時は、あなたの職場特有の専門的な切り口から書いてもいいですし、どの職場でも発生しうる普遍的なことを書いてもいいです。

専門的な内容は、採点側が理解できるように、かみ砕いて表現しましょう(採点を外注している可能性もあるため)。より、具体的な解決策をイメージできそうな切り口を探しましょう。

② 理想の状態をイメージする

職場に課題がない状態をイメージします。

  • 残業がない
  • チーム員全員が、現在のプロジェクト進捗状況を共有できている
  • 不満がない(公平な役割分担)
  • 人間関係が良好(文句たれがいない)
  • 休みがとりやすい
  • 難易度の高いプロジェクトでも、スムーズに進めることができる
  • 適宜、人員の新陳代謝が行われる。そして、新しいアイディアが産まれる

③ 現実をイメージする

  • 残業が多いし、休暇も取りにくい
  • 硬直的な人員体制。人に仕事がくっついてる状況で、その人が休むとプロジェクトが崩壊する。
  • 教えてくれる人がいない。資料を探そうにも、どこにあるのか分からない
  • 業務の進捗管理ができてない(共有できていない)
  • 情報の共有ができてない。他人の仕事が分からない
  • フォローできない
  • 難易度の高いプロジェクトは、専門性の高い社員(エース)におんぶに抱っこ。エース以外が育たない。

④ 余力があれば、マイナス要因も考えておく

特になし。

⑤ 具体的な解決方法をイメージする(今回は、管理職の立場で整理)。

職場の課題解決は、管理職単体で進めるのは難しい。職場全体で意見交換して、合意形成しないと進められない。

また、管理職より現場に近い人間の方が、より重要度の高い解決すべき課題を認識している可能性が高い。

取り組みやすく、かつ重要な課題から優先的に取り組む。

そのためキーポイントは以下の3つ

  • 課題の見える化(共有)、アイディアだしを全員で
  • 合意形成(全員が取り組む)
  • 優先順位の決定

小論文 解答例文

小論文を作成するにあたっての論理構成

作成するにあたっては、先ほど準備した①~⑤の材料を組み合わせて、論理的な文章を構築します。論理展開としては以下の順番がおススメです。

  1. 用語の定義
  2. 現状(どんな課題があるか)
  3. 理想
  4. その為に何をするのか

解答例文 職場の課題解決をどう達成するのか?(管理職試験の場合)

管理職に求められる役割の中に、今回のテーマでもある『職場における課題の解決』が挙げられる。

例えば、部署における課題は、

  • 各社員の担当業務が見えない、共有化されていない
  • 共有化されないのでフォローできない
  • 専門性の高い仕事が一部の社員に偏っており、チームとしての力が向上していない

といった、チームの在り方に関する課題から、

  • ファイルの名称が、バラバラ。保存のルールが曖昧
  • 紙資料の場所が、担当者しか分からない

といった、日々の業務をこなす中での細々とした課題など、非常に多岐に渡る。

職場における、最重要課題の発見とその解決は、より多くの職場のメンバーを巻き込むことが不可欠である。

私は、過去に職場内研修で、ファシリテーターとして職場の業務改善に関するアイディアコンテストを以下の①~④の手順で実施し、一定の成果を収めたことから、本論文では、そのスキームを提案する。

アイディアコンテスト手順

  1. 職場研修で参加者が、1つ以上の職場の課題と解決方法を発表
  2. 出てきた課題等を一覧化
  3. 一覧化された、課題等について優先して解決すべきものを職場全員で投票(1人1票)
  4. 高得点であったものの中から、実施する取り組みを決めて、スケジュールを確定させる

この方式を試してみて、得られた経験(良かった点)は、以下のとおり。

良かった点

  1. ファシリテーターの私が、想像している以上の良いアイディアがでてきたこと
  2. 投票という公平な仕組みを使ったため、改善の作業に対して不満が出なかったこと
  3. アイディア出しから、投票まで職場のメンバー全員が関わる形を実施したので、当事者意識をもって全員が業務改善に取り組めたこと

この経験から、管理職が取り組むべき他の役割と大きくことなり『職場における課題の解決は、管理職1人では成果を出すことは難しく、改善にはチーム員全員の参加が不可欠』という考えを持つに至った。

例えば、「ワークライフバランスの達成」などであれば、課題が明確で、取り組むべき方向性も定型的(業務の割り振りやフォロー体制の構築など)である場合は、管理職リーダシップを発揮し、職場で展開することで、成果を収めることができると推察される。

しかし、職場における課題については、管理職が解決すべき課題を発見しても、それが本当に、最優先で取り組まなければならない課題なのか断定はできない。実務から距離がある管理職が見出した課題は、今解決しなければならない課題でない可能性の方が高いこともありうるのである。

職場の課題に対する最適解の発見と、その改善は、どれだけ多くのメンバーを巻き込めたかで決まる。

つまり、どの課題を取り組むのかを決めるにあたっては、管理職は、職場の中でミーティングを開催し、職場にどのような課題があるのか、どの課題から優先して取り組むべきなのか、それぞれの課題の難易度はどの程度なのかを、現場から吸い上げなければならないと考える。

真に解決すべき課題を認識している、現場に近い社員(プレイヤー)から、職場の課題を引き出す力が管理職に求められているのである。

なお、以前に私が職場研修で実施したアイディアコンテストでは、倉庫台帳の整理(棚卸)と、全資機材・備品のカテゴリ分けを敢行した、これにより、資機材・備品管理がスムーズになったことは言うまでもない。

この課題は、歴代の担当者が課題として気づいていながらも、1人ではできないと諦めていた問題でもあった。

この経験を通して、私は、職場全体で課題を共有し、実践することが、より効果の高い改善を生み出していけるものと信じている。管理職を拝命することができれば、より一層、課題の改善に取り組んでいきたい。

約1,400文字

補足説明 主任や係長への昇進試験で職場の課題解決について論じる場合

今回は、管理職への昇進バージョンで、文例をまとめました。管理職試験の場合は、経営方針と絡めて職場をどうしていくかといった観点で論じることが求められるケースも多いようです。

『職場の課題の解決と私の役割』という論文テーマは、主任や係長への昇進試験でもよく出題されるテーマです。

主任や係長試験の場合は、自分自身の役割と、担当している業務を対比させ、どうやってその業務を改善するのか、そして改善した内容を組織の財産として、どう残していくのか(要するにマニュアル化とかルール化)にスポットをあてた小論文でも、合格水準に達します。

しば

需要がありそうなら、そっちも例文作ろうかと思っています。

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