【無料テンプレつき】どう活用する?業務分担表兼進捗管理表

プロジェクト 進捗管理

【無料テンプレつき】業務分担表兼進捗管理表の活用方法

チームをマネジメントするうえで必要なことは、適切な業務分担と進捗管理です。

管理職には、うまく業務を進められない部下を、上手くフォローして、チームの中で活躍させることが求められます。

例えば、部下の業務スケジュールに遅延がみられたら適切にフォローし、プロジェクトを円滑に進めていくことなどが、その最たるものです。

能力が高く自発的にスケジュールを管理できるような部下の場合は、細かい介入は不要ですが、部下の質はベテラン社員から新入職員まで経験値はバラバラで、部下の能力も玉石混交です。

異動してきたばかりの社員や入社年数が浅い社員は、自分が担当するプロジェクトについて『何を・いつ・どうすればいいか?』、5W1Hがほとんどイメージできていません。

「いつまでに」「だれが」「なにを」「どうやって」「どのように」を十分に理解しないまま、雰囲気で業務を進めてしまう人間が、1人でもいると、チームは機能しません。

雰囲気で作業を進める人間のところで、作業の手戻りが発生したり、消化されないまま放置されてしまっているなどのトラブルが発生するため、業務が停滞し、ボトルネックなるからです。

この問題を避けるには、チーム員全員が、業務分担表と進捗管理表を共有する必要があります。

今回は、私が使っている、個別業務・プロジェ進捗管理シートを活用して、部下の業務量を適切に把握し、マネジメントをする方法を紹介します。

サンプル 業務分担兼進捗管理表

サンプル 業務分担表兼進捗管理表(WORD版)

サンプル 業務分担表兼進捗管理表(PDF版)

サンプルシートは、月単位で、ざっくりと進捗管理するために作成しています。納期が近づいている場合や業務によっては、週や日単位で、状況を把握する必要がある場合は、別シートを作成し、月の単位を日や週に変えてやればOKです。

当初のスケジュール通りに、進んでいない場合は、部下の能力に対して業務量が多すぎるor苦手分野の業務である可能性が大きいです。

しば

メンバーがベテランで主体的に動いてくれる場合は、マイクロマネジメントは不要です。ちなみに、私のチームの全体ミーティングは月1回に設定しています。

管理表の使い方

STEP1
マネジメント対象となる全業務を書き出す

プロジェクト名称を書く。複数プロジェクトをマネジメントする場合は、シートをコピーして使う

STE

STEP2
to do を洗い出して記入

そのプロジェクトに対して、やるべきことをすべて書き出しましょう。できるだけ漏れが発生しないように、部下や同僚にもチェックしてもらった方が良いでしょう。

STEP2

STEP3
スケジュールを設定
スケジュールを設定する。4月~3月の欄のデッドラインに●を入れる。なお、進捗として完了したto doについては済を記入。STEP3
STEP4
担当者を決定
to doの難易度、スケジュール的な余裕の有無から、担当者を決定。場合によっては複数担当制を敷いても可。

もし、スケジュール的に余裕があるなら、若手に少し難しい仕事を任せて成長を促しても良いかと。STEP4

STEP5
チーム内で共有
社内の共有サーバーに保存する。各担当者に、to doが完了したら、済を入れるようにお願いしておく。管理職は常に部下の業務量を把握し、スケジュールに遅延が生じた場合、人的・技術的ケアをおこなう。

適切な進捗管理に必要なこと

なぜ、進捗管理を見える化する必要があるのか、その目的は次の2つに集約されます。

  1. 適材適所を実現し、業務を予定通り完成させるため
  2. 上司及び部下の不安をなくすため(やるべきことが分からないと不安)

進捗管理表を作成したら、上手く活用していくことが必要です。業務関する状況は、日々変化していくので、シートを作成して終わりではなく、事業目標を達成するまで、継続してメンテしていくことが必要です。

スケジュールに遅延が生じる=部下の業務量がキャパを超えているサインです。業務分担の割り振りや増員、外部に委託するなど何らかの対処が必要です。

実際に、このシートをうまく活用するために必要なポイントをお伝えします。

ポイント1.できるだけ、全ての to doを書き出す

シートはチーム運営の根幹となる資料です。

年度当初の業務分担に、活用するためプロジェクトは勿論、その下のレベルのto doについても可能な限り、拾い上げておく必要があります。

ここで手抜きをすると、その都度、業務を割り振ることになり、振られた担当者は、一方的に仕事が増やされたと受け止めるため不満が溜まってしまいます。

ポイント2.シートの内容は柔軟に見直す事を共有する

ポイント1で述べたように、適切な進捗管理には、できるだけ正確に業務を洗い出しする必要がありますが、突発的に作業が発生すること、業務が増えることは日常茶飯事です。

管理職の視点で物事を見ていないので、係員の中には、この事実を理解していない人が、必ずいます。

例えば、年度当初に決めた、スケジュールや仕事の割り振りを変更することを、極端に嫌がり、自分の業務量を囲ってしまうタイプの人です。

シートの内容は、あくまで目安であって、トラブル発生してやることが増えたり、納期が短くなって、スケジュール変更発生する可能性があることを、きっちり伝えておきましょう。

最適な業務分担を実現するために、担当者については柔軟に見直す事についてもチーム内で共有しておきましょう。

年度当初に、これをオーソライズしておかないと、ブツブツ影で文句を言う人が必ず出てきます。

ポイント3.情報の偏在をなくす(可能な限り最新の状態を保つ)

自分のやってることがどこに繋がるのか?いま、どこにいるのか?それらが明確になっていないと部下は不安になります。全体の業務サイズと進捗は、チーム全員に共有されるべきです。

シートには、できるだけ現場の最新の状況が反映されていないと意味がないので、部下の業務にシートのメンテ作業をタスクとして指示しておくことが必要です。(できれば、終礼時にメンテさせるなど習慣化させるべきです。)

最低でも月1回は、チーム員全員で進捗状況を把握し、現場の課題や今後発生する可能性があるリスクを事前に掘り起こしておくこと必要です。

まとめ

なお、今回ご紹介した業務分担表兼進捗管理表は、管理職が「チームメンバーの力量とプロジェクトに関するto doを把握できている」ということを前提にしています。もしそれができないなら、チームは機能しません。

その場合は、チームの人的資源と達成すべき事業を、前任者や同僚・部下からヒアリングすることから始めましょう。

作成した管理シートは、部下を適切にフォローし、プロジェクトを当初の円滑に進めていく強力な武器になります。管理職の能力は、一朝一夕に向上するものではありませんが、装備を整えることは可能です。

管理シートをぜひ活用してください。

補足:【管理職向け】部下と適切にコミュニケーションするためのコーチングスキル

もし、あなたが管理職で部下とのコミュケーションに課題を抱えているなら、第3者にコーチングスキルを教えてもらう事が有効かもしれません。

コーチングスキルについて、記事にしたので興味のある方はぜひ。

参考記事

コーチング 管理職に求められるコーチングスキル|3つの使い方を解説

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