【無料テンプレート&使い方公開】進捗管理シートの活用で業務を見える化する方法

付箋

【無料テンプレート&使い方公開】進捗管理シートの活用で業務を見える化する方法

管理職に求められる役割の1つに『部下の業務の進捗』、つまりスケジュールに遅延がみられたら適切にフォローし、業務やプロジェクトを当初の予定通り進めていく、というものがあります。

能力が高く自発的にスケジュールを管理できるような部下の場合は、細かい介入は不要ですが、中間管理職の部下はベテラン社員から新入職員まで経験値はバラバラで、部下の能力も玉石混交です。

経験値が低い・能力が低い社員は、5W1Hをイメージする力が弱いです。

要するに、「いつまでに」「だれが」「なにを」「どうやって」「どのように」を十分に理解しないまま、雰囲気で業務を進めてしまいがちです。

結果、進捗が遅れたり、間違ったことをして手戻りが発生したり、最悪部下に指示したつもりが放置されてしまっているなどのトラブルが発生します。

今回は、私が使っている、個別業務・プロジェクト進捗管理シートを活用して、業務のマネジメントをする方法を紹介します。

サンプル 個別業務・プロジェクト進捗管理シート

サンプル 業務スケジュール 管理シート(WORD版)

サンプル 業務スケジュール 管理シート(PDF版)

月単位で、ざっくりと進捗管理するために作成しています。納期が近づいている場合や業務によっては、週や日単位で、状況を把握する必要がある場合は、別シートを作成し、月の単位を日や週に変えてやればOKです。

個別業務・プロジェクト進捗管理シートの使い方

STEP1
マネジメント対象となる全業務を書き出す

プロジェクト名称を書く。複数プロジェクトをマネジメントする場合は、シートをコピーして使う

STE

STEP2
to do を洗い出して記入

そのプロジェクトに対して、やるべきことをすべて書き出しましょう。できるだけ漏れが発生しないように、部下や同僚にもチェックしてもらった方が良いでしょう。

STEP2

STEP3
スケジュールを設定
スケジュールを設定する。4月~3月の欄のデッドラインに●を入れる。なお、進捗として完了したto doについては済を記入。STEP3
STEP4
担当者を決定
to doの難易度、スケジュール的な余裕の有無から、担当者を決定。場合によっては複数担当制を敷いても可。もし、スケジュール的に余裕があるなら、若手に少し難しい仕事を任せて成長を促しても良いかと。STEP4
STEP5
チーム内で共有
社内の共有ドライブの中に保存する。各担当者に、to doが完了したら。済を入れるようにお願いしておく。管理職は、スケジュールに遅延が生じた場合、人的・技術的ケアをおこなう。

適切な進捗管理に必要なこと

なぜ、進捗管理を見える化する必要があるのか、その目的は次の2つに集約されます。

  1. 適材適所を実現し、業務を予定通り完成させるため
  2. 上司及び部下の不安をなくすため(やるべきことが分からないと不安)

進捗管理シートを作成したら、上手く活用していくことが必要です。業務関する状況は、日々変化していくので、シートを作成して終わりではなく、事業目標を達成するまで、継続してメンテしていくことが必要です。

実際に、シートをうまく活用するために必要なことをお伝えします。

できるだけ、全ての to doを書き出す

シートはチーム運営の根幹となる資料です。

年度当初の業務分担に、活用するためプロジェクトは勿論、その下のレベルのto doについても可能な限り、拾い上げておく必要があります。

ここで手抜きをすると、担当者の割り振りが不公平になり、一部の社員に過度に業務が偏ります。

※to doが年度途中で増えることは日常茶飯事なので、保険を掛ける意味でも、シートの内容(担当割とスケジュール)は柔軟に見直す事を、チーム内で共有しておきましょう。

シートの内容は柔軟に見直す事を共有する

年度当初に決めた、スケジュールや仕事の割り振りを変更することを、極端に嫌がる部下がいます。自分の業務量を囲ってしまうタイプの人です。

シートの内容は、あくまで目安であって、トラブル発生してやることが増えたり、納期が短くなって、スケジュール変更発生する可能性があることを、きっちり伝えておきましょう。最適な、業務分担を目出すため、担当者については柔軟に見直す事についてもチーム内で共有しておきましょう。

年度当初にこれをオーソライズしておかないと、ブツブツ影で文句を言う人が必ず出てきます。

情報の偏在をなくす(可能な限り最新の状態を保つ)

全体の業務進捗がわからないと、自分のやってることがどこに繋がるのかわからず部下は不安です。

シートには、できるだけ現場の最新の状況が反映されていないと意味がないので、部下の業務にシートのメンテ作業を位置づけておくことが必要です。(できれば、終礼時にメンテさせるなど習慣化させるべきです。)

加えて、管理職が、現況と近い将来発生しそうな出来事をちゃんと把握していなければ、適切な意思決定や適切な資源配分ができません。

最低でも月1回は、チーム員全員で進捗状況を把握し、現場の課題や今後発生する可能性があるリスクを事前に掘り起こしておくこと必要です。

【管理職向け】部下と適切にコミュニケーションするためのコーチングスキル

もし、あなたが管理職で部下とのコミュケーションに課題を抱えているなら、第3者にコーチングスキルを教えてもらう事が有効かもしれません。

コーチングスキルについて、記事にしたので興味のある方は是非ごらんください。

参考記事

コンサル コーチング 管理職にコーチングスキルは必要か??|3つのスキルの使い方を解説

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