【例文あり】管理職への昇進試験 ビジョンレポート・抱負・自己PRの書き方

ぺん

管理職への昇進試験 ビジョンレポート・抱負・自己PRの書き方

昇進試験の一環として、ビジョンレポート・抱負・自己PR(以下レポート等)が求められる場合がありますが、いったい何を書けばいいのか、迷われる方も多いかと思うので、今回は、その書き方を紹介したいと思います。

このレポート等を書くにあたってのポイントは3つです。

  1. 職場の課題
  2. 管理職の役割
  3. 課題を解決するためのアイディア

この3つを上手く組み合わせて書く。

なので、まずは職場にどんな課題があるのか?分析から入ることが必須です。

今回、ご紹介する手順に沿って作成してもらえれば、より現実に即した形のレポート等になると思うので、是非試してください。それではやってきましょう。

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ちなみに、私の会社では、試験合格者に対して、ビジョンレポートの提出が求められました。昇進合格しても気が抜けない・・・。

前提知識 ビジョンレポート・抱負・自己PRが試験で課されることの意味

人事部局が、管理職試験の一環としてレポート等を課す目的は、レポートを通して受験者が管理職としての業務を果たせる人材なのかを判断する事にあります。

具体的に言えば、人事は、受験者を職場の課題を理解しており、管理職としての立場を与えることで、所属チーム全体の生産性を上げるような人材かどうかを見ています。

つまり、合格基準を満たすレポート等とは、管理職として何ができるかを、具体的な事例をもって表現できているものでなれけばなりません。

では、次に実際、どう書けばいいのか手順を追って説明します。

ステップ1 職場の課題を因数分解しよう

合格基準に到達するレポート等は、管理職として何ができるかを、具体的な事例に基づいて書くということになりますが、いきなり書き始めてはいけません。

  1. 職場の課題
  2. 管理職の役割
  3. 課題を解決するためのアイディア

この3つの材料を、書き出して、一番説得力のある組み合わせを見つけましょう。

まずは、職場の課題の抽出です。

書き出すときにポイントとなるのは、大きな問題(テーマ)を取りあげても、実効性のある解決のアイディアまで到達しないということです。例えば、営業全体の売り上げUPという課題に対して、誰が見ても納得するような、実効性の高いアイディアを、文量が限られたレポート内で示すことは難しいと思います。

表を使って職場の課題を、因数分解して、実効性のある解決方針が提示できる小さな課題に分けていくというやり方が、書きやすいのでおススメです。電球

例として、どこの職場でも発生するであろう、人材育成、職場環境(ワークライフバランス)といった観点から書いてみるので、参考にしていただければ。

職場の課題 因数分解(課題詳細) さらに因数分解(より詳細)
特定の人に仕事が集中(残業) ◆専門知識が一部の人に偏っている ◇仕事の俗人化
◇社員のスキルレベルに高低がある
◇人事異動で専門性のある社員が引き抜かれた
◆業務の進捗管理ができていない ◇硬直的な事務分担
◇フォロー体制が組めていない
◇業務量・レベルが未把握

ステップ2 課題に対しての解決方法を考えよう

課題の洗い出しが完了したら、解決方法を考えていきます。

この時のポイントは、管理職は実務のプロフェッショナルであるということです。課題に対して理想を語ることは、経営層の役割ですから、管理職は実務者として、課題に対して、実行可能な方策を見つけ、着実に実行することが求められます。

課題解決のアイディアは、インパクトは小さくても構わないので、実効性を重視して書くことが求められます。

先ほどの表に、解決のアイディアを追記しましょう。

職場の課題 因数分解(課題詳細) さらに因数分解(より詳細) 解決のアイディア
特定の人に仕事が集中(残業) ◆専門知識が一部の人に偏っている ◇仕事の俗人化 スキルの継承、大胆な部署内の配置換え
◇社員のスキルレベルに高低がある 機会の提供、学習会への強制参加
◇人事異動で専門性のある社員が引き抜かれた コア人材に指定(一定期間異動させない)
◆業務の進捗管理ができていない ◇硬直的な事務分担 柔軟な事務分担(必要に応じていつでも見直す)
◇フォロー体制が組めていない 複数担当制及び柔軟な担当割の見直し
◇業務量・レベルが未把握 業務管理シートの活用。担当割前の業務レベルの把握

 

ステップ3 管理職立場で、どう解決に関わるのかを整理して実際に書いてみよう(例文アリ)

課題の解決まで整理出来たら、あとは管理職のエッセンスを加えるだけです。文中に積極的に盛り込んでいきましょう。

管理職の仕事(例)
  • 人材育成(人事評価、フィードバック)
  • 部下のサポート(フォロー、モチベーション管理)
  • プロジェクトの進捗管理
  • プロジェクトの目標設定
  • その他プロジェクトを効率的に進めるための、ルール設定(手順化、マニュアル化、その他 etc)
  • 人員の管理(担当者と、その担当業務の決定)
  • 部局間調整
  • 対外交渉
  • 専門性、広い視野から助言

最後にレポート作成の参考になるように例文をお示ししておきます。

論理展開としては、職場の課題→解決の方向性→管理職として努力したいでゴリ押しするのが、書きやすいし読み手も理解しやすいです。

例文

私が所属している○○課では、特定の人間に業務が集中し、残業が常態化している社員がおり、ワークライフバランスを著しく欠いている状況がある。

組織として、質の高い成果を上げるためには、一部の人間に依存するような状況を変える必要があり、魅力的な職場を実現するには、誰もが不公平感を抱かないような環境を実現することが必要であるため、この問題は、私個人としては、管理職が解決すべき喫緊の課題であると認識している。

この問題の解決について、管理職が取ることのできる解決の選択肢・アイディアを挙げることで、管理職として私が何をしたいかのビジョン(抱負・自己PR)として示したい。

一、部署の所属社員の専門力を高め、担い手を増やす。

資質がある人間に、研修受講などの機会設定し、仕事として受講させるとともに、業務の引き継ぎを実施する。

また、専門的な業務を、確実に引き継いでいくためには、ある種の強制力が必要でことから、引き継ぎの進捗が一定進んだ時点で、担当の配置換えを実施し、後任の独り立ちを強力に進めていく必要があると考える。

なお、こうした配置換えを行うことで、専門力の分散に加え、既存の業務に対して新しいアイデアが生まれる土壌の醸成といったメリットがあるとかんがえる。

二、フォロー体制をルール化することで、業務量の平準化。

職場全体の専門力が高まれば、フォローしたくてもできないという状況からは脱却できるはずである。

更に業務の平準化を進めるには、年度当初に担当が決まれば原則動かさないといった硬直的な事務分担のルールを見直し、複数担当制や繁忙期には柔軟な事務分担の見直しを取り入れるなど、社員間の協力支援をチームの基本原則としたい。

三、最適な事務分担を実現するため業務を、to do レベルで正確に把握する

上記の2つが、上手く機能するための大前提として、管理職自身が専門性の高い業務のボリュームやレベルと適切に把握することが求められる。

それぞの社員の適性にあった業務を適正なボリュームで割り振りすることは、業務の平準化だけでなく、人的資源、金銭的資源を最大限に活用する為の不可欠な行為でもあると認識している。

では、どうすれば適切な業務の割り振りが実現できるのか、答えは管理職がその業務に含まれる個別の to do まで、一定把握しておくことが必要である。

仮に、自分がその分野で経験が浅いのであれば、チームのメンバーの力を借りて、業務に紐づく、個々の作業についても、ある程度正確に見積もることが不可欠なのである。

 

これら3つ解決のアイデアは、管理職の職位とチームの理解があって初めて実現するものである。

私が管理職の職が与えられるのであれば、強い意志を持って、各社員のワークライフバランスの維持と業務の平準化に取り組んでいきたい。

次のステップは昇進の志望動機の作成・昇進面接対策

多くの会社では、昇進試験前に、志望動機の提出が求められると思います。昇進したい理由が整理出来たら、志望動機を作成しましょう。

作成方法については、こちらの記事参考にしていただければ。陰ながら応援しています。

参考記事

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