言葉は短ければ短いほど力を持つ(ビジネスにおいて口下手でも相手に自分の考えを伝える方法) 

kotoba

2020年8月23日書き直し

仕事における会話は、順序と内容が最も重要

会社で部下から、報告を受けた時又は上司から説明を受けた時、結論が見えなくて、「この人何がいいたいんだろう?」とイライラすることはありませんか?

もし、あなたが、上司や部下に報告や指示をした時に、相手から説明内容の確認、例えば「〇〇は、××という事でしょうか?」といった事を受ける頻度が高いのであれば、その説明は、必要十分ではなかったという事です。

説明が下手な人とは、自分の言葉が、相手にどのように伝わっているかに、注意を払わない人の事です。常に相手側に寄り添った内容でなければなりません。説明する相手の、知識やスキルに合致したレベルも配慮して、コミュニケーションを図らないと伝わりません。

しかしながら、口頭での意思伝達に、意識を払っていない人が多いと思います。口頭で何かを報告された時、簡潔に論理展開矛盾があると、聞き手が途中から全く話についてこれないという、パターンがあります。

誤解されがちなのは、仕事における、コミュニテーションでは流暢に言葉をつなぐことは、大切な事ではないということです。別に途中でつまづいても、本質的な事・必要な事が順序だって説明され、結論に至ることができていれば、仕事上の会話としては十分合格点なのです。

 

人に何かを伝えるときに、文書等の資料による説明と口頭のみでの説明(日常的な進捗報告は口頭でなされることが多いですよね)がありますが、相手に伝わらないケースが発生するのは、圧倒的に後者です。

口頭と文書(資料)による説明の違い

口頭による説明では、前から後ろへと情報が流れるため、内容だけでなく、順序をきっちり意識しておかないと、相手に伝わらない。説明するスピードも話して側がコントロールするため、内容に不十分な所があると、聞き手がついてこれなくなる可能性が高い。(ちゃんと相手を見て、相手がわからないようという顔をしていないか、気を付けておく必要がある)

文書(資料)による説明では、必要な情報が掲載されていれば、後は相手が自分に必要な情報を拾ってくれる。説明の順序もスピードも相手がコントロールできるため、口頭による説明用も伝わらない。文書による説明で相手に伝わらないのは、100%あなたの責任です。

口頭による説明が下手な人の特徴(しゃべりすぎ)

あなたの周りにも、報告や説明が無駄に長い人いませんか。そういう人の説明を聞いていると主張は何なのか?どこに向かって話をしているかが不明瞭なので、聞いている側もストレスに感じてしまいますよね。

多くの人はしゃべりすぎています。正確に必要な事だけを伝える思考を身につける必要があります。

言葉は簡潔であればあるほど、聞き手には通じる

話は変わりますが、あなたの中で、日本の歴代首相の中で、その言葉が記憶に残っている人は誰ですか?
私は、小泉首相の言葉が、非常に記憶に残っています。「自民党をぶっ壊す」「構造改革なくして景気回復なし」、言葉そのものに力があって、しかも短いので記憶にも残りやすい。

説明も、短いキーワードから、端的な説明に展開されていたので、学生だった私にも十分理解が可能でした。

小泉首相の政策が、本当に日本のためになったのかどうなのかは、賛否両論ありますが、短いキーワードで、聴衆を引き付けるということに非常に長けた政治家であったことは間違いないと思います。

人間の脳は単純な事が大好き(脳科学的に見ても簡潔な説明が必要)

人間の脳(潜在意識)は、複雑なことは嫌いです。人間の脳の構造は石器時代からあまり変わっておらす、作業を少なくしようとする性質があります。これは、目の前に次々と現れる状況を、いちいち判断したり、熟慮していれば、敵に襲われてしまうためです。

言い換えると、脳は簡単なことが大好きです、難易度が低いだけで「正しい」と勘違いしがちです。例えば、読みにくい文字で書かれたものは、内容が難しいと評価されます。

実際に、能力の高いと評価されている社員は、会話やプレゼンの時に難しい専門用語は使わず、誰にでもわかる内容で説明をします。

この傾向は、思い出しやすいものを正しく感じたり、何度もきいていると正しいと感じたりすることに並び、脳の判断にみられる典型的な真実性の錯覚です。
また、脳が同時に処理できる情報量は有限です。許容量を超えると、選ぶこと自体をやめてしまいます。

説明は、知識を自慢するためにわざわざ難しい言葉や表現を駆使する必要はありません。得をすることが、何もないからです。言葉は短く、説明は簡潔にを一緒に心がけて、社会人としてステップアップしませんか。

 

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